С 1 июля 2018 года действуют новые правила по трудовым книжкам. С этого дня заверять копию трудовой книжки нужно по правилам из нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. В статье мы привели образцы заверения документа, которые соответствуют требованиям. 

Кто обязан применять новый ГОСТ

С 1 июля 2018 года компания сама решает, как будет заверять копии документов для сотрудников. Можно разработать свой порядок или ориентироваться на правила из нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст)

До 1 июля 2018 года действовал ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Сравнение старых и новых правил смотрите в таблице и на образцах.

Новый ГОСТ — это рекомендованный стандарт. Применять его не обязательно. Но лучше оформлять копии трудовых книжек по стандартным правилам. Они понятны всем — и тем, кто выдает документ, и тем, кто получает.

Правила из ГОСТа обязательны только для тех организаций, которые утвердят это в своем внутреннем документе, например в положении или приказе.

Заверение трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вводит с 1 июля 2018 года два варианта заверения трудовой книжки. Они зависят от того, как вы используете копии — для внутреннего пользования или отдаете в другую организацию. Варианты заверительных надписей для разных случаев найдете в образцах.

Для внутреннего пользования. По новому ГОСТу на копии, которую компания делает для себя, надо поставить отметку «Верно» («Копия верна»). Рядом должны быть должность работника, который отвечает за заверение документов, его личная подпись и расшифровка, дата заверения копии, печать организации или отдела кадров

Образец заверения трудовой книжки для внутрененного пользования 

Для другой организации. Дополнительно к заверительной надписи укажите место, где храните оригинал документа. Например, «Подлинник документа находится в ООО “Альфа” по адресу: г. Москва, Новослободская ул., д. 6, оф. 14а в деле № 145 за 2017 год». Надпись заверьте печатью, если компания не отказалась от ее использования.

Образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года для третьих лиц

Заверить копию трудовой книжки может сотрудник отдела кадров. Но если отдела кадров нет, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель компании.

Эксперты рассказывают, как заверять трудовую книжку

Разъясняет Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

«Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать...»

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, можно поступить так. На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник отдела кадров указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу.

Сравнение новых и старых правил заверения трудовой книжки

Когда выдавать копию трудовой книжки

Выдать копию трудовой книжки следует в течение трех рабочих дней, как получили заявление от работника. За опоздание компанию оштрафуют, если сотрудник пожалуется в инспекцию (ст. 5.27 КоАП).